El expediente constituye una herramienta de trabajo que alberga toda la información tanto básica como complementaria de la persona usuaria. En él, se recoge información tanto del servicio que atiende a la persona como de su entorno sociofamiliar, convivencial, vecinal, cultural, económico, laboral, institucional, etc. Por consiguiente, el expediente no es único de los trabajadores sociales, puesto que otros técnicos como psicólogos o educadores contribuyen también a su elaboración, sistematización, consulta y valoración.
En el expediente se incluye la historia social, que juega un papel fundamental con respecto a las funciones de las trabajadoras y trabajadores sociales. Este documento conforma la primera herramienta empleada por estos profesionales y permite sistematizar, organizar y gestionar la información con la que se trabaja tanto desde el punto de vista técnico como ético. Dicha información debe plasmarse de acuerdo con unos requisitos de eficacia y eficiencia, de manera que pueda ser de utilidad para las personas que acceden al servicio, la institución y los profesionales implicados en los procesos de intervención. Además, facilita la comprensión de la trayectoria de la persona o familia con la que se trabaja, de ahí su gran relevancia. (Cáceres, Cívicos, Hernández y Puyol).
En torno a estos instrumentos, surgen dilemas éticos relacionados con la confidencialidad sobre si la persona usuaria ha de tener o no acceso a su expediente completo. De hecho, un estudio muestra que un 31% de los trabajadores sociales indica haber tenido un dilema ético referido a si debían o no revelar datos de la historia social, expediente o informes, tanto a los propios usuarios como a terceras personas. (Ballestero, Úriz y Viscarret, 2012).
Frente a este dilema existen diversas posturas entre los profesionales. Algunos sostienen que el usuario tiene derecho a acceder a su propio expediente, mientas que otros están a favor de restringir el acceso a parte de esa información. (Rondón y Taboada, 2013).
El problema reside en que no está claramente definido a quién pertenece la documentación que atañe a la persona usuaria y, por tanto, no existen unos límites claros acerca de quién tiene derecho a exigir o recibir una copia de esta información. Además, es muy probable que el profesional redactara de manera distinta las valoraciones si supiera a ciencia cierta quiénes pueden ser sus lectores, así como el uso que se puede hacer de estos datos. (Rondón y Taboada, 2013). Este hecho lleva a reflexionar en si la manera de reflejar dichas valoraciones por parte de los profesionales es siempre la adecuada, dada la reticencia que existe en ocasiones a que los usuarios puedan ver y opinar libremente sobre la información recogida.
En este sentido, hay que tener presente que las personas tienen derecho a solicitar el acceso a su expediente e historia social, siendo imprescindible poner especial atención y cuidado en las valoraciones técnicas que se incluyen en los mismos. Estas deben ser objetivas y estar exentas de opiniones o valoraciones personales por parte de los profesionales.
Por otra parte, también hay que tener en cuenta que en los informes elaborados por trabajadores sociales pueden figurar datos que otros profesionales han reflejado y que, por consiguiente, pueden estar sujetos a cierto grado de confidencialidad. Un ejemplo de esta doble visión se encuentra en el Código de la Asociación Norteamericana de Trabajadores Sociales, donde con cierta ambigüedad, se menciona textualmente: “El trabajador social debería proporcionar a sus clientes un acceso razonable a cualquier información relativa a ellos”, pero también señala que el trabajador social debe preservar la información confidencial brindada por otros profesionales. (Código de la NASW, 1993).
En definitiva, se puede observar que, por un lado, existen profesionales que piensan que la persona tiene derecho a saber lo que pone en su historia social, la opinión del profesional con respecto a su caso, o datos concretos de su diagnóstico; mientras que, por otro lado, hay profesionales que consideran que tan sólo debe emplearse para facilitar cierta información, para el conocimiento de otros profesionales o para la propia entidad. (Rondón y Taboada, 2013).
Siguiendo a Salcedo, una institución que no proporcione una información adecuada y accesible a los usuarios, no sólo limita la participación de los mismos, sino que además sirve como un medio para limitar los servicios. Si se quiere dar a los usuarios una participación veraz, es esencial que tengan acceso a la información y que el trabajador social se muestre sincero y claro sobre su evaluación. (Salcedo, 1999).
Estas prácticas de inclusión suponen hacer transparente y accesible el conocimiento profesional de modo que las personas puedan tomar sus propias decisiones acerca de los servicios y de su propia situación. Por este motivo, la información debería estar a su disposición en informes comprensibles que les ayudasen a tomar decisiones, y no sólo eso, sino que además los usuarios deben contribuir a dicha información mediante su cooperación en la evaluación de resultados.
Esto supone que los usuarios puedan conocer las suposiciones de los profesionales sobre sus oportunidades de manera que se pueda abrir un espacio para la negociación entre profesional y usuarios. Es imprescindible reconocer que los usuarios pueden no estar de acuerdo con las percepciones del profesional. A pesar de que parezca que las personas usuarias no tienen un conocimiento especializado, a menudo los mejores evaluadores de sus propias necesidades y soluciones, son ellas mismas. (Salcedo, 1999).
Por otro lado, la legislación y orientación política de final de los años 80 y principios de los 90 subrayó la importancia de que los servicios sociales concedieran a los usuarios el derecho a consultar la información de sus expedientes. De acuerdo con esto, la declaración de la política del Consejo Municipal de Newcastle sobre el acceso a la información, engloba el siguiente principio: “Bajo esta declaración política se encuentra el principio de la inefectividad y falta de ética del trabajo que no comparte completamente con la gente los objetivos, los planes y la información en que éstos se basan”. (Banks, 1997).
Algunos observadores, sin embargo, cuestionan los efectos beneficiosos de compartir la información de los usuarios y señalan que, aunque los expedientes compartidos favorecen un mayor nivel de honestidad, no promueven necesariamente su libertad en un sentido positivo, a no ser que esto se acompañe de un compromiso por parte de los trabajadores sociales de apoyo a los usuarios para que participen en la toma de decisiones. En suma, los expedientes se archivan en los departamentos sociales, y aunque los usuarios tengan derecho a verlos, se suele ver más como una concesión que como un derecho.
Un ejemplo de esto puede verse a través de algunos casos de padres acusados de abuso infantil, que no estaban de acuerdo con su acusación y que se encontraron con muchos obstáculos a la hora de ver sus expedientes personales. De hecho, un procedimiento que con frecuencia se emplea para gestionar las demandas de los usuarios que quieren ver sus expedientes, supone rellenar una serie de formularios para que posteriormente, un funcionario responsable busque la información solicitada y envíe la información a los profesionales implicados, la cual será compulsada y muy probablemente modificada. (Banks, 1997).
Además, un aspecto importante a tener en cuenta es que se debe ayudar a la persona a través de la explicación y la interpretación de la información, en caso de ser revelada, con el fin de que lograr la comprensión por parte del usuario. En algunos casos incluso se puede requerir una entrevista preparatoria (por ejemplo, cuando alguien quiere conocer todos los datos referentes a su adopción) y tiene que existir una serie de procedimientos para que el usuario pueda oponerse o cambiar el expediente y reclamar si se le deniega el acceso. (Banks, 1997).
Por último, cabe añadir que este dilema acerca del acceso de los usuarios a su expediente, el derecho a reclamar y el derecho a participar activamente en la toma de decisiones, indica que aunque las leyes y políticas tienen el poder de establecer normas para garantizar los derechos de los usuarios, no serán efectivas si no van unidas al compromiso de las instituciones y los trabajadores sociales de ofrecer un apoyo y unos recursos a los usuarios de manera que puedan ejercer sus derechos adecuadamente. (Banks, 1997).
Es imprescindible promover el derecho de los usuarios de los servicios sociales a ser tratados como ciudadanos iguales en lugar de receptores pasivos de las decisiones de los profesionales. Es fundamental, por tanto, que sean sujetos activos en el proceso de intervención, y que los datos que se manejan sobre su vida no se les sean ocultados, constituyendo un hecho inmoral y una violación hacia sus derechos negárselos.
En torno a estos instrumentos, surgen dilemas éticos relacionados con la confidencialidad sobre si la persona usuaria ha de tener o no acceso a su expediente completo. De hecho, un estudio muestra que un 31% de los trabajadores sociales indica haber tenido un dilema ético referido a si debían o no revelar datos de la historia social, expediente o informes, tanto a los propios usuarios como a terceras personas. (Ballestero, Úriz y Viscarret, 2012).
Frente a este dilema existen diversas posturas entre los profesionales. Algunos sostienen que el usuario tiene derecho a acceder a su propio expediente, mientas que otros están a favor de restringir el acceso a parte de esa información. (Rondón y Taboada, 2013).
El problema reside en que no está claramente definido a quién pertenece la documentación que atañe a la persona usuaria y, por tanto, no existen unos límites claros acerca de quién tiene derecho a exigir o recibir una copia de esta información. Además, es muy probable que el profesional redactara de manera distinta las valoraciones si supiera a ciencia cierta quiénes pueden ser sus lectores, así como el uso que se puede hacer de estos datos. (Rondón y Taboada, 2013). Este hecho lleva a reflexionar en si la manera de reflejar dichas valoraciones por parte de los profesionales es siempre la adecuada, dada la reticencia que existe en ocasiones a que los usuarios puedan ver y opinar libremente sobre la información recogida.
En este sentido, hay que tener presente que las personas tienen derecho a solicitar el acceso a su expediente e historia social, siendo imprescindible poner especial atención y cuidado en las valoraciones técnicas que se incluyen en los mismos. Estas deben ser objetivas y estar exentas de opiniones o valoraciones personales por parte de los profesionales.
Por otra parte, también hay que tener en cuenta que en los informes elaborados por trabajadores sociales pueden figurar datos que otros profesionales han reflejado y que, por consiguiente, pueden estar sujetos a cierto grado de confidencialidad. Un ejemplo de esta doble visión se encuentra en el Código de la Asociación Norteamericana de Trabajadores Sociales, donde con cierta ambigüedad, se menciona textualmente: “El trabajador social debería proporcionar a sus clientes un acceso razonable a cualquier información relativa a ellos”, pero también señala que el trabajador social debe preservar la información confidencial brindada por otros profesionales. (Código de la NASW, 1993).
En definitiva, se puede observar que, por un lado, existen profesionales que piensan que la persona tiene derecho a saber lo que pone en su historia social, la opinión del profesional con respecto a su caso, o datos concretos de su diagnóstico; mientras que, por otro lado, hay profesionales que consideran que tan sólo debe emplearse para facilitar cierta información, para el conocimiento de otros profesionales o para la propia entidad. (Rondón y Taboada, 2013).
Siguiendo a Salcedo, una institución que no proporcione una información adecuada y accesible a los usuarios, no sólo limita la participación de los mismos, sino que además sirve como un medio para limitar los servicios. Si se quiere dar a los usuarios una participación veraz, es esencial que tengan acceso a la información y que el trabajador social se muestre sincero y claro sobre su evaluación. (Salcedo, 1999).
Estas prácticas de inclusión suponen hacer transparente y accesible el conocimiento profesional de modo que las personas puedan tomar sus propias decisiones acerca de los servicios y de su propia situación. Por este motivo, la información debería estar a su disposición en informes comprensibles que les ayudasen a tomar decisiones, y no sólo eso, sino que además los usuarios deben contribuir a dicha información mediante su cooperación en la evaluación de resultados.
Esto supone que los usuarios puedan conocer las suposiciones de los profesionales sobre sus oportunidades de manera que se pueda abrir un espacio para la negociación entre profesional y usuarios. Es imprescindible reconocer que los usuarios pueden no estar de acuerdo con las percepciones del profesional. A pesar de que parezca que las personas usuarias no tienen un conocimiento especializado, a menudo los mejores evaluadores de sus propias necesidades y soluciones, son ellas mismas. (Salcedo, 1999).
Por otro lado, la legislación y orientación política de final de los años 80 y principios de los 90 subrayó la importancia de que los servicios sociales concedieran a los usuarios el derecho a consultar la información de sus expedientes. De acuerdo con esto, la declaración de la política del Consejo Municipal de Newcastle sobre el acceso a la información, engloba el siguiente principio: “Bajo esta declaración política se encuentra el principio de la inefectividad y falta de ética del trabajo que no comparte completamente con la gente los objetivos, los planes y la información en que éstos se basan”. (Banks, 1997).
Algunos observadores, sin embargo, cuestionan los efectos beneficiosos de compartir la información de los usuarios y señalan que, aunque los expedientes compartidos favorecen un mayor nivel de honestidad, no promueven necesariamente su libertad en un sentido positivo, a no ser que esto se acompañe de un compromiso por parte de los trabajadores sociales de apoyo a los usuarios para que participen en la toma de decisiones. En suma, los expedientes se archivan en los departamentos sociales, y aunque los usuarios tengan derecho a verlos, se suele ver más como una concesión que como un derecho.
Un ejemplo de esto puede verse a través de algunos casos de padres acusados de abuso infantil, que no estaban de acuerdo con su acusación y que se encontraron con muchos obstáculos a la hora de ver sus expedientes personales. De hecho, un procedimiento que con frecuencia se emplea para gestionar las demandas de los usuarios que quieren ver sus expedientes, supone rellenar una serie de formularios para que posteriormente, un funcionario responsable busque la información solicitada y envíe la información a los profesionales implicados, la cual será compulsada y muy probablemente modificada. (Banks, 1997).
Además, un aspecto importante a tener en cuenta es que se debe ayudar a la persona a través de la explicación y la interpretación de la información, en caso de ser revelada, con el fin de que lograr la comprensión por parte del usuario. En algunos casos incluso se puede requerir una entrevista preparatoria (por ejemplo, cuando alguien quiere conocer todos los datos referentes a su adopción) y tiene que existir una serie de procedimientos para que el usuario pueda oponerse o cambiar el expediente y reclamar si se le deniega el acceso. (Banks, 1997).
Por último, cabe añadir que este dilema acerca del acceso de los usuarios a su expediente, el derecho a reclamar y el derecho a participar activamente en la toma de decisiones, indica que aunque las leyes y políticas tienen el poder de establecer normas para garantizar los derechos de los usuarios, no serán efectivas si no van unidas al compromiso de las instituciones y los trabajadores sociales de ofrecer un apoyo y unos recursos a los usuarios de manera que puedan ejercer sus derechos adecuadamente. (Banks, 1997).
Es imprescindible promover el derecho de los usuarios de los servicios sociales a ser tratados como ciudadanos iguales en lugar de receptores pasivos de las decisiones de los profesionales. Es fundamental, por tanto, que sean sujetos activos en el proceso de intervención, y que los datos que se manejan sobre su vida no se les sean ocultados, constituyendo un hecho inmoral y una violación hacia sus derechos negárselos.
Eyanira Blanco Prados
Andrea Catalinas López
Wendy Saavedra Huamán
Bibliografía:
Ballestero, A.; Úriz M. J.; Viscarret J. J. (2012). Dilemas éticos de las trabajadoras y los trabajadores sociales en España. Navarra: Universidad Pública de Navarra. [en línea] Recuperado de: https://ddd.uab.cat/pub/papers/papers_a2012m10-12v97n4/papers_a2012m10-12v97n4p875.pdf [Consultado 15 Abril 2016]
Rondón, L.M.; Taboada, M.L. (Coord.). (2013). Voces para la Ética del Trabajo Social en Tiempos Trémulos. Madrid: CGTS Paraninfo S.A.
Salcedo, D. (1999). Los valores en la práctica del Trabajo Social. Granada: Narcea.
Banks, S. (1997). Ética y valores en el Trabajo Social. Barcelona: Paidós Ibérica.
Cáceres, C.; Cívicos, A.; Hernández, M.; Puyol, B. (s.f.). Documentos básicos en Trabajo Social. [en línea] Recuperado de: https://juanherrera.files.wordpress.com/2009/09/capitulo-10-documentos-basicos-en-ts.pdf [Consultado 19 Abril 2016].
Naswdc.org. (2016). Código de Ética. [en línea] Recuperado de: http://www.naswdc.org/pubs/code/spanish/codigo.asp [Consultado 21 Abril 2016].
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